Épreuve redoutable et tant redoutée par les téléagents en call center, le barrage secrétaire suscite bien souvent l’appréhension. Mais avec les bonnes techniques, il est possible de franchir sereinement et en douceur cette étape. Voici un guide pratique sur le barrage secrétaire.
Qu’est-ce que le barrage secrétaire ?
Le barrage secrétaire est un terme utilisé en marketing B2B (business to business : interentreprises) qui désigne le fait que le ou la secrétaire filtre les appels pour les décisionnaires.
Pour passer ce barrage, les stratégies classiques ne sont pas de taille. Il va falloir être convaincant et préparer de solides arguments.
Comment passer le barrage secrétaire ?
Plusieurs règles sont à retenir en vue de franchir efficacement le barrage secrétaire. La première solution est de faire de la secrétaire votre alliée. En effet, il ne faut pas la prendre comme un obstacle. Reconnaissez son importance et montrez-lui que sa collaboration est utile afin d’atteindre votre objectif, celui de vous passer le dirigeant. Si cela ne passe pas, allez droit au but et demandez-lui comment joindre le responsable.
Deuxième point essentiel : soyez ferme et faites preuve d’autorité. Attention toutefois : le but est d’être directif en restant courtois ! Idéalement, il convient de connaître le nom du décideur pour laisser penser que vous connaissez votre interlocuteur. Si vous êtes convaincant, la secrétaire pensera que vous êtes quelqu’un d’important pour son directeur et ne prendra pas le risque de s’opposer à votre démarche. Si vous avez bien présenté votre offre, le patron (qui ne vous connaît pas), acceptera avec un peu de chance de vous consacrer quelques minutes de son temps.
En outre, il faut être directif et ne pas montrer que vous vous excusez. Abordez votre interlocutrice avec une formule du genre « Je cherche à joindre M. XXX » au lieu de « J’aurais aimé parler à M.XXX s’il vous plait ».
Soyez persévérant. Bien souvent, la secrétaire vous demande d’envoyer un courrier ou un mail. Restez poli et dites-lui par exemple : « Absolument, ce sera fait. Mais à quelle heure serait-il plus disponible pour lui fournir un complément d’information utile à cette présentation ? Votre aide m’est vraiment précieuse ».
Quelques simples astuces pour contourner le barrage secrétaire
Appelez après 18 h quand les secrétaires/assistantes ne sont probablement pas là.
En cas de barrage compliqué sur un standard, appelez un autre jour, car les employés fonctionnent souvent dans une équipe de rotation.
Une autre astuce, si vous ne souhaitez pas vous heurter au barrage secrétaire, est de changer le dernier ou les 2 derniers chiffres du numéro fourni. Vous atterrirez sur un autre service qui vous dirigera vers le décideur.
Contactez le service comptabilité qui vous orientera directement.
Contactez une succursale ou une filiale : vous pourrez demander la ligne directe du directeur à votre interlocuteur
Utilisez l’alibi technique : si la secrétaire vous dit « C’est pourquoi ? », répondez brièvement en utilisant un terme technique, par exemple : « C’est concernant la norme R XXXX ». Certaines secrétaires n’osent pas s’aventurer sur ce type de terrain.
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